ERP 可以怎麼結合 AI？5 個企業實際應用方向

導入 AI 之前要先確認的事

• 資料來源：AI 要讀哪些資料，這些資料是否已經集中、格式一致
• 權限：不同角色能看到的資料範圍，AI 查詢時也要遵守同樣的權限
• 流程：哪一個步驟要交給 AI 協助，前後由誰接手
• 確認機制：AI 產出的結果由誰檢查，錯誤時如何修正
• 資料保護：哪些內容不適合送到外部服務處理

如果 ERP 本身的資料還不穩定，建議先處理資料與流程，再討論 AI。ERP 導入的基本步驟可參考〈ERP 導入流程怎麼做？〉。

方向一：文件辨識與資料整理

採購單、報價單、送貨單、發票等文件常以 PDF 或紙本掃描傳來，需要人工輸入系統。AI 可以先辨識文件內容，整理出品項、數量、金額與日期，再由人員確認後寫入 ERP。

實務上，文件格式越多樣，辨識結果越需要檢查。比較穩當的做法是讓 AI 產出草稿，人員核對後再送出，並保留原始文件供查。

方向二：企業知識庫

產品規格、作業規範、常見問題與內部 SOP 通常散落在不同檔案。將這些資料整理成知識庫後，同仁可以用問句查詢，AI 依資料內容回答並附上出處。

知識庫的品質取決於資料本身，過期或互相矛盾的文件需要先整理。回答內容也應註明來源，讓使用者能回頭確認。

方向三：ERP 與營運資料的自然語言查詢

主管或業務想知道「上個月某客戶的出貨數量」或「目前哪些訂單逾期未出」，原本需要開報表或請人整理。透過 AI，可以用一般句子提出問題，由系統轉換成查詢並回傳結果。

這類應用必須依使用者權限限制可查的資料，並且讓查詢結果可以對照原始報表。涉及金額或決策的數字，仍建議以系統正式報表為準。

方向四：例行流程自動化

• 依規則整理每日待辦，例如即將到期的應收帳款、低於安全庫存的料號
• 將收到的訂單信件或表單整理成固定格式，供人員建單
• 產生定期報表的文字摘要，說明與前期的主要差異
• 異常提醒，例如交期延誤、價格與歷史差異過大

這些流程的規則要先定義清楚。AI 適合處理整理與提醒，核准、付款、改價等動作仍應保留人工確認。

方向五：AI Agent 輔助工作

AI Agent 可以串連多個步驟，例如讀取客戶來信、查詢庫存與交期、草擬回覆內容與報價單，再交給業務確認送出。它能減少在多個畫面之間切換查資料的時間。

Agent 能執行的動作越多，權限與檢查機制就越重要。建議從只能查詢、草擬的範圍開始，確認結果穩定後，再評估是否開放更多操作。