ERP 導入常見問題：為什麼系統做完，員工還是在用 Excel？

同仁回到 Excel 的六個常見原因

1. 01

   系統流程和現場工作不一致

   規劃時依照理想流程設計，現場實際的順序、經手人或單據不同，同仁只好先在 Excel 記錄，再找時間補登。

2. 02

   操作步驟太多

   原本在 Excel 一行就能記錄的事，系統需要切換多個畫面、填很多必填欄位，忙的時候就會改回熟悉的做法。

3. 03

   例外情況系統處理不了

   急單、分批出貨、換貨、樣品等情況沒有在規劃時討論，系統沒有對應的操作方式。

4. 04

   報表不好用

   主管要的數字系統跑不出來，或格式不符合習慣，同仁只好把資料匯出再用 Excel 整理。

5. 05

   權限與資料責任不清

   不知道哪個欄位由誰維護、誰能修改，資料錯了沒有人負責更正，大家就各自留一份備份。

6. 06

   上線後沒有持續調整

   上線初期遇到的問題沒有管道回報，或回報後遲遲沒有處理，使用意願就逐漸降低。

這通常是規劃與調整的問題

同仁繼續使用 Excel，通常是為了把工作完成。當系統讓工作變慢或做不到，回到 Excel 是很自然的選擇。把它當成需求訊號來看，會比要求大家「一定要用系統」更容易找到問題。

宏點科技累積參與超過 60 家企業的系統導入、應用與後續服務。在這些專案中，上線後的使用狀況往往在前幾週就會反映出規劃時沒有討論到的情境，因此我們會在上線後安排調整期，依實際使用回饋修正。

改善的建議順序

1. 01

   先訪談

   找實際操作的同仁，觀察他們一天的工作，而不只是聽主管轉述。

2. 02

   找回 Excel 的使用原因

   收集大家仍在使用的 Excel 檔，逐一了解它們記錄什麼、為什麼系統做不到。

3. 03

   分類問題

   區分成流程不符、操作太繁瑣、例外情況、報表需求、權限與責任等類別。

4. 04

   修流程、畫面與報表

   依影響範圍排序處理，例如調整必填欄位、合併步驟、新增例外處理方式、補齊常用報表。

5. 05

   再教育訓練

   系統調整後，再依角色說明新的操作方式，並提供簡短的操作說明供查。

可以先檢查的地方

• 列出上線後仍在使用的 Excel 檔，以及使用的人
• 比對系統的必填欄位，哪些在實務上其實很少用到
• 確認主管每週、每月看的報表，系統是否能直接產出
• 確認每一類主檔與單據的維護負責人
• 建立固定的問題回報方式與處理時程

規劃新系統時如何避免

• 盤點時就讓實際操作人員參與，記錄例外情境
• 用真實資料與真實情境測試，而不只是測試功能是否能運作
• 上線前確認主要報表的格式與數字
• 預留上線後的調整時間與支援人力

這些做法在〈ERP 導入流程怎麼做？〉中有更完整的說明。