ERP 導入流程怎麼做？企業導入前要先準備什麼

ERP 導入的六個主要階段

每家企業的規模與流程不同，各階段花費的時間也不一樣，但多數專案都會經過以下步驟。先把順序走清楚，通常比一開始就追求功能完整來得重要。

1. 01

   現況盤點

   了解各部門目前如何接單、採購、進出貨、生產與對帳，並記錄使用中的 Excel、紙本表單與既有系統。

2. 02

   範圍與優先順序確認

   決定這一階段要處理哪些流程、哪些部門參與，以及哪些需求先留到下一階段。

3. 03

   系統選擇與建置

   評估使用 Odoo 等成熟平台、套裝軟體或客製開發，再進行設定、調整或開發。

4. 04

   資料整理與移轉

   整理客戶、供應商、料號、庫存與未結單據等資料，確認格式、編碼與要移轉的歷史範圍。

5. 05

   測試與教育訓練

   由實際操作人員用真實情境測試，確認例外情況的處理方式，並依角色安排操作說明。

6. 06

   上線與後續調整

   上線初期通常會發現新的使用問題，需要預留時間調整欄位、流程與報表。

導入前，企業可以先準備哪些資料

以下資料能讓第一次討論更具體，也能較早看出範圍與風險。手邊有多少就先整理多少，不需要等到全部齊全。

• 目前使用的表單、Excel 檔案與系統清單，以及各自由誰維護
• 主要流程的實際做法，例如一張訂單從接單到出貨、請款經過哪些人
• 目前最困擾的問題，例如重複輸入、庫存對不上、報表要人工整理
• 例外情境與目前的處理方式，例如退貨、急單、分批出貨
• 主管需要定期查看的報表與數字
• 各部門的聯絡窗口，以及可以參與測試的實際使用者

導入前需要先做的幾個決定

• 這一階段的目標：先解決哪一段流程，避免一次涵蓋所有部門
• 內部專案負責人：需要有人能協調各部門並做決定
• 流程配合系統，或系統配合流程：兩者都有取捨，會影響選擇 Odoo、套裝或客製開發
• 歷史資料的移轉範圍：全部移轉、只移轉未結資料，或保留舊系統供查詢

導入過程中常見的風險

• 範圍一次訂太大，導致測試與上線時間拉長
• 資料品質沒有先整理，上線後數字仍對不上
• 只有主管參與規劃，實際操作人員沒有參與測試
• 例外情境沒有事先討論，上線後又回到 Excel 處理
• 上線後沒有預留調整與支援的時間

上線後如果發現同仁仍習慣回到 Excel，可以參考〈ERP 上線後員工仍用 Excel 的原因〉一文的改善順序。

宏點在導入專案中的實務觀察

宏點科技累積參與超過 60 家企業的系統導入、應用與後續服務，涵蓋 ERP、Odoo 與客製系統。在這些專案中，順利上線的案子通常有一個共同點：導入前已經把流程、資料與負責人釐清，功能多寡反而是次要的。

因此我們會從現況盤點開始，先確認本階段範圍，再評估適合的系統做法，並分階段確認交付內容與後續維護方式。